Tramitación

 

Antes de marchar 

Trámites para todo el estudiantado de movilidad

 

Todos los estudiantes, tanto si solicitan la beca Erasmus+, como si no, tendréis que enviar a  los siguientes documentos:

 

  • Carta de aceptación/invitación de la institución de destino

Cada estudiante tiene que conseguir un documento/carta acreditativa de invitación/aceptación de la institución correspondiente donde se ha de indicar lo siguiente:

    • Nombre completo del estudiante tal como consta exactamente en el pasaporte
    • Nombre completo del investigador/a que acoge al estudiante (junto con sus datos de contacto)
    • Datos completos del departamento, laboratorio, universidad, empresa, centro de investigación, etc.
    • Fechas previstas de inicio y finalización de la estancia
    • Breve descripción del trabajo que se hará durante la estancia y del contenido del TFG (descripción aproximada técnica y del objetivo de la estancia de unas líneas) o, en su defecto, una simple mención al tema genérico.
    • La carta tiene que ser oficial con el encabezamiento y/o sello de la institución, firma (es suficiente con la firma del investigador/a).

Sobre las fechas aproximadas de inicio y finalización, si todavía no se conocen, la recomendación es que pongáis 6 meses completos (por ejemplo, del 1 de septiembre al 28/29 de febrero para el cuatrimestre de otoño y del 1 de febrero al 31 de julio para el cuatrimestre de primavera).

Tened en cuenta que la financiación máxima que recibiréis por la beca MOBINT de la AGAUR (Generalitat de Catalunya) será de un máximo de 6 meses, de manera que si en vuestra carta ponéis una duración inferior a 6 meses, pero después estáis más tiempo, la beca MOBINT no se ajustará.

Además, tenéis que tener presente a la hora de fijar la fecha de finalización que el TFG se tiene que evaluar como muy tarde en las siguientes fechas:

    • Finales de febrero: para el cuatrimestre de otoño si no hacéis prórroga
    • Finales de mayo: para el cuatrimestre de otoño si hacéis prórroga
    • Finales de julio: para el cuatrimestre de primavera si no hacéis prórroga
    • Finales de octubre: para el cuatrimestre de primavera si hacéis prórroga

Si ya sabéis las fechas exactas o si ya habéis pactado con el investigador o investigadora una estancia superior a 6 meses, poned en la carta las fechas pactadas. 

Esta carta es muy importante, ya que la necesitaréis tanto para la tramitación de la ayuda de movilidad del CFIS como para pedir el visado, tramitar otras ayudas, etc. Como es muy probable que no os sea fácil conseguir la carta, os recomendamos que la pidáis cuanto antes, mejor.

 

  • Documento de Precompromiso

El documento de precompromís ha de estar firmado por el subdirector de Movilidad del CFIS y el estudiante.

 

  • Seguro obligatorio OnCampus para todos los programas y modalidades de movilidad (Erasmus+ y no Erasmus+)

Es necesario y obligatorio que contratéis un seguro para cubrir vuestra estancia de movilidad. La UPC tiene un convenio con On Campus y ofrece un seguro muy completo. Los precios dependen del país de destino y los podéis consultar en la web de OnCampus. La UPC establece como obligatorio que contratéis este seguro (tenéis la información completa en la web del Gabinete de Relaciones Internacionales de la UPC: enlace).

Para la contratación tenéis dos posibilidades:

    • Si vuestra estancia empieza después de la matrícula correspondiente del TFG en movilidad, en el momento de la matrícula se os añadirá de manera automática el precio del seguro OnCampus para la movilidad (excepto los que vais a Estados Unidos o Canadá, que tenéis que contratar el seguro por vuestra cuenta). Recordad que tenéis que pagar la matrícula antes de iniciar el viaje para que el seguro esté activo.
    • Si el inicio de la movilidad es anterior a la matrícula correspondiente, tenéis que contratar el seguro por vuestra cuenta a través de la web de On Campus. En ese caso, tenéis que ir a e-Secretaria (expediente CFIS) > Movilidad >Estancia de movilidad>Documentación y apretar el botón "añade" a "Certificado del seguro". Allí tenéis que subir un único pdf que contenga la póliza OnCampus contratada (con vuestro nombre, fechas de validez y coberturas) y el justificante de pago. La página de OnCampus os generará 2 pdfs por separado que tenéis que combinar para crear un único pdf. Una vez hayáis subido a la e-secretaria este único pdf, tendréis que enviar un mail a  informando para que os validemos el seguro y no se os cobre nuevamente al hacer la matrícula. Haced esto con tiempo suficiente antes de la matrícula para evitar problemas de pago por duplicado de la póliza.

En el caso de estudiantes que hacéis una estancia en los Estados Unidos o en Canadá, es obligatorio que contratéis por vuestra cuenta el seguro OnCampus antes de la matrícula y que lo subáis a la e-secretaria (es decir, siguiendo la segunda posibilidad descrita anteriormente). Nos tenéis que avisar para que lo validemos antes de hacer la matrícula.

Tened en cuenta que no podéis marcharos de movilidad sin seguro bajo  ninguna circunstancia. Además, el seguro OnCampus solo os cubrirá mientras sois estudiantes, es decir, hasta que se evalúe vuestro TFG en la UPC. Si decidís alargar vuestra estancia por motivos personales, de turismo o porque queréis estar más tiempo haciendo investigación una vez acabado vuestro TFG, tendréis que contratar un seguro adicional que os cubra. Esta estancia más allá de la evaluación del TFG estará completamente al margen de la UPC.

También es muy importante que el periodo de validez del seguro cubra todo el periodo de la estancia. Eso quiere decir que si, una vez iniciada la movilidad, cambia la duración de la estancia, tenéis que llamar a OnCampus para modificar adecuadamente este periodo de validez de la póliza. OnCampus os enviará una nueva póliza con las nuevas fechas que vosotros tendréis que enviar a su vez por mail a . La extensión de la duración de la póliza no implicará un aumento del coste si la nueva duración se incluye dentro del mismo año académico.

Excepcionalmente, la universidad de destino os puede pedir que contratéis un seguro propio de la institución. En ese caso, tendréis que contratar los dos seguros (OnCampus y el obligatorio de la universidad de destino).

Para los que vais a la Unión Europea, también os recomendamos pedir la tarjeta sanitaria europea. La podéis solicitar online a través de este enlace y es gratuita.  

 

  • Tutor/a del TFG

Durante la estancia de movilidad, además del director en la institución de destino, necesitáis también un tutor/ponente local del TFG en la UPC. Este tutor/ponente tendrá que hacer un seguimiento del TFG durante vuestra estancia, así como algunos trámites locales relacionados con la gestión del TFG y su evaluación. El tutor/ponente ha de ser un profesor/a o investigador/a de la UPC. Cuando propongáis el tutor o tutora, aseguraos de que cumple esta condición. Tenéis que enviar un mail a  cuando sepáis el nombre de ese tutor/ponente, que tenéis que buscar vosotros, después de pactarlo con él y que dé su consentimiento. Será también responsabilidad vuestra ir contactando con él/ella durante la estancia para explicarle la evolución del TFG, hacer un seguimiento, etc.

 

  • Trámites específicos a hacer en el centro de destino
    • Idiomas

De forma personal habréis de verificar en la web de la institución de destino si piden un certificado de idiomas o cualquier otro documento específico.

Si no decís lo contrario, el idioma por defecto de la estancia es el inglés, independientemente del país al que vayáis. Éste es el idioma que saldrá en el certificado que os generaremos para solicitar la beca MOBINT de AGAUR (Generalitat de Catalunya) más adelante. Tened en cuenta que desde la Generalitat os pedirán, por tanto, certificar un nivel mínimo de inglés. Si queréis que conste otro idioma diferente del inglés, por favor, informad al CFIS.

    • Application form

En algunas universidades o instituciones de destino es posible que os pidan que rellenéis un application form o que hagáis un trámite formal de admisión. El/la investigador/a que os acoge os dirá si es así y, si es necesario, tendréis que seguir el procedimiento que corresponda y con el calendario que fije la institución de destino, adjuntando la documentación que os soliciten.

Es vuestra responsabilidad obtener esa información y actuar en consecuencia.

 

  • Documentación relativa a la ayuda del CFIS

Deberéis enviar a  los siguientes documentos:

  • Carta de aceptación de la ayuda de movilidad firmada
  • Hoja con los datos personales e información bancaria (Annex I).
  • Documento que acredite la titularidad de la cuenta bancaria
  • DNI vigente

 

  • Otras ayudas y becas

En la sección de Información complementaria de movilidad podéis encontrar más datos sobre otras ayudas y becas que podéis solicitar.

 

  • Matriculación del TFG en la UPC

Todos los estudiantes os tendréis que matricular del TFG en la UPC dentro del periodo correspondiente y siguiendo el calendario detallado en el siguiente enlace.

 

  • Registro en el Ministerio de Asuntos Exteriores

Es recomendación de la UPC que los estudiantes que se vayan de movilidad se registren en el siguiente enlace para que el Ministerio de Asuntos Exteriores pueda intervenir en el caso de que sea necesaria alguna acción relacionada con la Covid.

Trámites específicos para el estudiantado de movilidad no Erasmus+

 

  • Credencial de Movilidad

Es el documento que os acredita como estudiante de movilidad. Lo tendréis que firmar y recoger en la secretaria de CFIS antes de comenzar la estancia.

 

  • Learning agreement for tranineeship

Cuando la propuesta de Precompromiso esté acordada y firmada per las partes, se debe subir a la secretaria el  Learning agreement for traineeships firmado por todas las partes (el/la estudiante, el subdirector de movilidad del CFIS y el supervisor o supervisora del centro de destino.

Si tienes dudas de cómo has de rellenar los documentos de Learning agreement, consulta los Guidelines que encontrarás aquí.

Antes de firmar el documento, envíalo por mail al subdirector/a de movilidad del CFIS para que te dé su conformidad: 

Tendréis que enviar un mail a  cuando hayáis subido el documento a la e-secretaria para que os lo validen.

Trámites específicos para el estudiantado Erasmus+

 

  • Convenio financiero

Para poder confirmar vuestra movilidad, es necesario que os descarguéis dos copias del documento llamado Convenio financiero que encontraréis en la e-Secretaria dentro del apartado de Movilidad-estancia de movilidad-Documentación (tenéis que escoger previamente el expediente CFIS en el desplegable "perfil" arriba a la derecha). Las dos copias originales las tendréis que llevar a la secretaría del CFIS firmadas por vosotros/as y una vez las haya firmado el/la subdirector/a de movilidad del CFIS, tendréis que recoger uno de los originales.

 

  • Cuenta bancaria

Tenéis que informar de dos cuentas bancarias a través de la e-Secretaria (debéis escoger previamente el expediente CFIS en el desplegable "perfil" arriba a la derecha):

Cuenta bancaria para recibir la beca Erasmus+: Rellena los datos de la cuenta bancaria donde quieres recibir la beca Erasmus+ dentro de la 'e-Secretaria  >Movilidad>Estancia de movilidad>Datos generales.

Cuenta bancaria por si has de devolver dinero de la beca Erasmus+: Para poderte hacer el cobro, necesitaremos una orden SEPA asociada a una cuenta bancaria. Si ya nos la has traído alguna vez (por ejemplo, si alguna vez has domiciliado la matrícula), no necesitaremos que la traigas de nuevo si la cuenta todavía es válida. Solo si no la has traído nunca, tendrás que hace lo siguiente: entrar en la e-Secretaria >Mis datos >cuentas bancariasmi hacer cli en el botón "Añade" dentro de "la cuenta asociada a la orden SEPA". Una vez hayas hecho esto, tienes que introducir la cuenta bancaria y los datos del titular, guardar e imprimir el documento SEPA que se derivarás. Nos tienes que traer el original con las firmas solicitadas.

  • Test de idiomas

Los estudiantes que se vayan en el marco del programa Erasmus+ estarán obligados a hacer un prueba de nivel de idiomas al comenzar y finalizar su estancia. El resultado del test de idiomas no podrá condicionar, en cualquier caso, la movilidad. La información y las instrucciones sobre cómo hacer el test de idiomas las podéis encontrar aquí (en la sección de Erasmus+).

 

  • Learning agreement

Cuando la propuesta de precompromiso esté acordada y firmada por las partes, el estudiante subirá a la e-secretaria firmados por él/ella, el/la subdirector/a de movilidad y el supervisor o supervisora del centro de destino uno de los siguientes documentos, según corresponda:

Si tienes dudas de cómo has de rellenar el Learning agreement for tranineeships, consulta las Guidelines. Antes de firmar el acuerdo, envíalo por mail al subdirector/a de movilidad del CFIS para que dé su visto bueno: 

Tendréis que enviar un mail a  cuando hayáis subido el documento a la e-secretaria para que os lo validen.

 

  • Solicitud de beca Erasmus+

Debéis solicitar la beca Erasmus+ cuando se abra la convocatoria siguiendo la instrucciones de la web de gestión académica de la UPC que encontraréis aquí.

 

 Durante la estancia

 

  • Certificado de incorporación (Certificate of arrival)

Es recomendable que este documento esté firmado y sellado por la institución de destino, pero si no es posible, lo aceptaremos solo con la firma del profesor/a. En este caso, incorporad en el certificado el logotipo de la institución.

Al incorporaros, tenéis que subir el documento escaneado en vuestra e-secretaria y enviar un mail a  avisando para que validemos el documento. 

Encontraréis el documento, tanto para no-Erasmus como para Erasmus+ en e-secretaria > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació. Lo tenéis que descargar y termina de rellenar. En caso que la movilidad sea con una empresa y su nombre no salga en el documento, tenéis que añadirlo a mano.

Es muy importante que sigáis las especificaciones e instrucciones que constan en los modelos de certificados porque si no, el certificado no será válido. Cuando hayáis subido el documento  a través de la e-secretaria, tendréis que enviar un email a  informando para que se valide el documento. 

Tened en cuenta que si habéis pedido una beca MOBINT de AGAUR (Generalitat de Catalunya), es posible que también os pidan un certificado adicional al nuestro siguiendo su modelo específico que encontraréis en su web.

  

  • Modificación del Learning agreement (si es necesario)

Si hacéis alguna modificación del acuerdo académico (finalización, etc.), el modelo a enviar es el que corresponda de los siguientes:

Tan pronto como sepáis que queréis hacer algún tipo de modificación, tenéis que enviar un mail a  para que os den las instrucciones concretas de cómo tenéis que proceder.


  • Extensión de la estancia (si es necesario)

Será necesario pedir una extensión de la estancia cuando entre las fechas previstas inicialmente y las que se prevean que serán realmente haya una diferencia de 30 días o más. Por ejemplo: 

    • la estancia ha comenzado 30 días antes.
    • la estancia acabará 30 días más tarde
    • la estancia ha comenzado unos días/semanas antes y finalizará unos días/semanas más tarde y la suma de la diferencia es igual o superior a 30.

La solicitud tiene que llegar, como muy tarde, un mes antes de la finalizaciñón de la estancia.

Tenéis que contactar con el CFIS, siempre y como primer paso, enviando un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu tan pronto sepáis que extenderéis la estancia para recibir las instrucciones concretas. Los documentos que se tendrán que tramitar nuevamente siguiendo las instrucciones que os demos son:

  • nueva carta de aceptación/invitación de la institución de destino con las nuevas fechas
  • certificado para la beca MOBINT (si es necesario)
  • learning agreement
  • modificación del seguro OnCampus (MUY IMPORTANTE: si las fechas del seguro OnCampus no cubren el nuevo periodo de la estancia, tenéis que contactar con OnCampus y pedir que las modifiquen (sin coste adicional) y enviarnos una copia de la póliza modificada con las nuevas fechas. Para la modificación de las fechas del seguro, OnCampus os pedirá un certificado nuestro con las nuevas fechas que os prepararemos tan pronto nos aviséis. 

La información completa del procedimiento la tenéis en el siguiente enlace.

 

  • Certificado de estancia (Certificate of attendance)

Justo antes de volver, tenéis que aseguraros de que la persona correspondiente de la institución de destino os firma el certificado de estancia (Certificate of Attendance). También ha de estar sellado. Si la institución no tiene sello, tenéis que incorporar al certificado el logotipo de la institución.

  • Si es movilidad de estudios, debéis marcar la opción "Has been enrolled in our institution..."
  • Si es movilidad de prácticas, aunque sea en una universidad, tendréis que marcar la segunda opción: "Has been arrived at our enterprise..."

Encontraréis el documento, tanto para no-Erasmus como para Erasmus+, en e-secretaria > Movilidad > Estancia de Movilidad > Documentación. Tenéis que descargarlo y terminar de rellenar. En caso que la movilidad sea en una empresa y su nombre no aparezca en el documento, tendréis que añadirlo a mano. Cuando hayáis subido el documento a través de la e-secretaria, tendréis que enviar un email a  informando para que se valide el documento. 

Es muy importante que sigáis las especificaciones e instrucciones que constan en los modelos de certificado porque en caso contrario no será válido. En particular, hay estos requisitos: 

    • La  fecha de la firma no puede ser previa a la fecha de finalización de la estancia (ha de ser igual o posterior).
    • La fecha de inicio ha de coincidir con la fecha en el certificado de llegada.
    • No puede haber rectificaciones ni tachones.
    • Ha de ser nuestro modelo (párrafo anterior). NO SE ACEPTA el certificado de estancia propio de la universidad/institución de acogida.

Tened en cuenta que si habéis pedido una ayuda MOBINT de AGAUR (Generalitat de Catalunya), es posible que también os pidan un certificado adicional al nuestro siguiendo su modelo específico que encontraréis en su web.

 A la vuelta

 

El estudiantado tiene que enviar a cfis.relacions.internacionals@upc.edu a la vuelta los siguientes documentos:

 

  • Declaración de ayudas, becas y otras fuentes de cofinanciación, así como tasas y seguros adicionales a OnCampus pagado a la institución de destino (Annex II).
  • Informe de valoración personal de vuestra experiencia (todo el estudiantado de movilidad). Las indicaciones del contenido que ha de tener este informe están detalladas en la carta de concesión de la ayuda de movilidad CFIS.
  • Test final de idiomas (solo el estudiantado Erasmus+): la información y las instrucciones sobre cómo hacer el test las podéis encontrar aquí (en la sección de Erasmus+). Unos días antes de finalizar la estancia, recibiréis un mail con el enlace personalizado. En caso de no hacerlo, implicará la devolución de la ayuda.
  • Encuesta online final de estancia (solo el estudiantado Erasmus+): unos días antes de finalizar la estancia, recibiréis un mail con un enlace personalizado. En caso de no hacerla, implicará la devolución de la ayuda.