Tramitació

Abans de marxar

Tràmits necessaris per a tot l'estudiantat de mobilitat

 

Tots els estudiants, tant si demanareu beca Erasmus+, com si no la demanareu, haureu d'enviar a cfis.relacions.internacionals@upc.edu els següents documents:

 

• Carta d'acceptació/invitació de la institució de destí

Cada estudiant ha d'aconseguir un document / carta acreditativa d'invitació/acceptació de la institució corresponent on s'ha d'indicar el següent:

• Nom complet de l'estudiant tal com consta exactament al passaport.
• Nom complet de l'investigador que acull a l'estudiant (juntament amb les seves dades de contacte).
• Dades completes del departament, laboratori, Universitat, empresa, centre de recerca, etc.
• Dates previstes d'inici i de finalització de l'estada.
• Breu descripció del treball que es farà durant l'estada i del contingut del TFG (descripció aproximada tècnica i de l'objectiu de l'estada d'unes línies) o, en el seu defecte, una simple menció al tema genèric.
• La carta ha de ser oficial amb la capçalera i/o segell de la institució, signatura (és suficient amb la signatura de l'investigador), etc.

Sobre les dates aproximades d'inici i finalització, si encara no es coneixen, la recomanació és que poseu 6 mesos complets (per exemple, de l'1 de setembre al 28/29 de febrer, pel quadrimestre de tardor, i de l'1 de febrer al 31 de juliol, pel quadrimestre de primavera).

Tingueu en compte que el finançament màxim que rebreu per l'ajut MOBINT de l'AGAUR (Generalitat de Catalunya) serà per un màxim de 6 mesos, de manera que si a la vostra carta poseu una duració inferior a 6 mesos però després esteu més temps, l'ajut MOBINT no s'ajustarà.

Tingueu també en compte a l'hora de fixar la data de finalització que el TFG s'ha d'avaluar com a molt tard en les següents dates:

• Finals de febrer: pel quadrimestre de tardor si no feu pròrroga.
• Finals de maig: pel quadrimestre de tardor si feu pròrroga.
• Finals de juliol: pel quadrimestre de primavera si no feu pròrroga.
• Finals de setembre: pel quadrimestre de primavera si feu pròrroga.

Si ja sabeu les dates exactes o si ja heu pactat amb l'investigador una estada més llarga de 6 mesos, poseu a la carta les dates pactades amb l'investigador. Si encara esteu dubtant si fareu o no pròrroga del TFG, llavors és millor que poseu com a dates de l'1 de setembre al 31 de maig, pel quadrimestre de tardor, i de l'1 de febrer al 30 de setembre, pel quadrimestre de primavera, ja que si al final feu una estada més curta, no passa res, però si finalment feu una estada més llarga, és molt complicat perquè s'han de fer moltes gestions.

Aquesta carta és molt important, ja que la necessitareu tant per la tramitació de l'ajut de mobilitat del CFIS com per demanar el visat, tramitar altres ajuts, etc. Com què és molt probable que no us sigui fàcil aconseguir la carta, us recomanem que la demaneu com més aviat millor.

 

• Assegurança obligatòria On Campus per a tots els programes i modalitats de mobilitat (Erasmus+ i no Erasmus+)

És necessari i obligatori que contracteu una assegurança per cobrir la vostra estada de mobilitat. La UPC té conveni amb On Campus i ofereix una assegurança molt completa. Els preus depenen del país de destí i els podeu consultar al web d'On Campus. La UPC estableix com a obligatori que contracteu aquesta assegurança (teniu la informació completa al web del Gabinet de Relacions Internacionals de la UPC: enllaç).

Per fer la contractació teniu 2 possibilitats:

• Si la vostra estada comença després de la matrícula corresponent del TFG en mobilitat, en el moment de la matrícula se us afegirà de manera automàtica el preu de l'assegurança OnCampus per mobilitat (excepte els que marxeu a Estats Units o Canadà, que heu de contractar l'assegurança pel vostre compte). Recordeu que heu de pagar la matrícula abans d'iniciar el viatge per a què l'assegurança estigui activa.

• Si l'inici de la mobilitat és anterior a la matrícula corresponent, heu de contractar l'assegurança pel vostre compte mitjançant la web d'On Campus. En aquest cas, heu d'anar a e-Secretaria (expedient CFIS) > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació i prémer el botó d'"Afegeix" a "Certificat assegurança". Allà heu de pujar un únic pdf que contingui la pòlissa d'Oncampus que heu contractat (amb el vostre nom, dates de validesa i cobertures) i el justificant de pagament. La pàgina d'Oncampus us generarà 2 pdf's per separat (un per la pòlissa i un altre de justificant de pagament) que heu de combinar per crear un únic pdf. Un cop hagueu pujat a e-Secretaria aquest únic pdf, heu d'enviar un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu informant per a què us validem l'assegurança i no es cobri novament al fer la matrícula. Feu-ho això amb temps suficient abans de la matrícula per evitar problemes de pagament per duplicat de la pòlissa.

En el cas d'estudiants que feu una estada als Estats Units (USA) o al Canadà, és obligatori que contracteu pel vostre compte l'assegurança On Campus abans de la matrícula i que la pugeu a e-Secretaria (és a dir, seguint la 2ª possibilitat descrita anteriorment). Ens heu d'avisar per a què la validem abans de fer la matrícula perquè així no se't cobri un altre cop. Si no aneu als Estats Units (USA) o al Canadà i voleu contractar l'assegurança OnCampus directament a través del web abans de la matrícula, també ho podeu fer, però llavors heu de pujar el justificant de la pòlissa i pagament a escretaria amb temps abans de la matrícula per a què ho podem validar i no ho pagueu novament.

Heu de tenir en compte que no podeu marxar de mobilitat sense l'assegurança, sota cap circumstància. A més, l'assegurança On Campus només us cobrirà mentre sou estudiants, és a dir, fins a què s'avaluï el vostre TFG a la UPC. Si decidiu allargar la vostra estada per motius personals, de turisme, o perquè voleu estar més temps fent recerca però un cop ja s'ha acabat el vostre TFG, haureu de contractar una assegurança addicional que us cobreixi (OnCampus ofereix packs amb preus especials per aquest concepte). Aquesta estada més enllà de l'avaluació del TFG serà completament al marge de la UPC.

És també molt important que el període de validesa de l'assegurança cobreixi tot el període de l'estada, és a dir, com a mínim tot el període de l'estada que figura a esecretaria, sinó no serà vàlid. Addicionalment si, un cop iniciada la mobilitat, s'allarga la duració de l'estada, heu de trucar a On Campus per a modificar adientment aquest període de validesa de la pòlissa. On Campus us enviarà una nova pòlissa amb les noves dates, i llavors vosaltres heu d'enviar aquesta pòlissa al CFIS per email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu. L'extensió de la durada de la pòlissa no implicarà un augment del cost si la nova durada s'inclou dins del mateix any acadèmic i durant aquest període d'extensió contineu essent estudiants.

Si tens alguna consulta sobre la documentació, si us plau contacta amb informacion@oncampus.es  

Excepcionalment, la universitat de destí us pot demanar que contracteu una assegurança pròpia de la institució. En aquest cas, haureu de contractar les dues assegurances (OnCampus i l'obligatòria de la universitat acollidora).

Pels que marxeu a la Unió Europea, també us recomanem demanar la targeta sanitària europea. La podeu demanar online a través d'aquest enllaç i és gratuïta.

 

• Tutor del TFG

Durant l'estada de mobilitat, a més del director/a a la institució de destí, necessiteu també un tutor, tutora o ponent local del TFG a la UPC. Aquest/a tutor/a haurà de fer un seguiment del TFG durant la vostra estada i fer alguns tràmits locals relacionats amb la gestió del TFG i la seva avaluació. Ha de ser un professor/a o investigador/a de la UPC. Quan el/la proposeu, us heu d'assegurar que compleix aquesta condició. Heu d'enviar un email a cfis.sotsdireccio.mobilitat@upc.edu quan ja sapigueu el nom, després de pactar-ho amb ell o ella i que doni el seu vistiplau. Serà també la vostra responsabilitat anar contactant amb el/la tutor/a durant l'estada per explicar-li l'evolució del TFG, fer un seguiment, etc.

 

• Tràmits específics a fer al centre de destí:

• Idiomes

De forma personal haureu de verificar en el web de la institució de destí si demanen un certificat d'idiomes o qualsevol altre document específic.

Si no ens dieu el contrari, l'idioma per defecte de l'estada és l'anglès, independentment del país al qual aneu. Aquest és l'idioma que sortirà al certificat que us generarem per demanar l'ajut MOBINT de l'AGAUR (Generalitat de Catalunya) més endavant. Tingueu en compte que des de la Generalitat us demanaran, per tant, certificar un nivell mínim d'anglès. Si voleu que us consti un altre idioma diferent a l'anglès, si us plau, informeu el CFIS.

• Application form

En algunes universitats o institucions de destí és possible que us demanin que ompliu un application form o que feu un tràmit formal d'admissió. L'investigador que us acull us dirà si és així i, si és necessari, haureu de seguir el procediment que correspongui i amb el calendari que fixi la institució d'acollida, adjuntant la documentació que us sol·licitin.

És la vostra responsabilitat obtenir aquesta informació i actuar en conseqüència.

 

• Documentació relativa a l’ajut del CFIS

Haureu d’enviar a cfis.relacions.internacionals@upc.edu els següents documents:

• Carta d'acceptació de l'ajut de mobilitat signada.
• Full amb les dades personals i informació bancària (Annex I).
• Document que acrediti la titularitat del compte bancari.
• DNI vigent.

 

•  Altres ajuts i beques

A la secció d'Informació complementària de mobilitat podeu trobar més informació sobre altres ajuts i beques que podeu demanar.

 

• Matriculació del TFG a la UPC

Tots els estudiants us haureu de matricular del TFG a la UPC dins del període corresponent i seguint el calendari i instruccions detallades al següent enllaç.

 

• Registre al Ministerio de Asuntos exteriores

És recomanació de la UPC que els estudiants que marxin de mobilitat es registrin al següent enllaç perquè el Ministerio de Asuntos Exteriores pugui intervenir en cas que fos necessària alguna acció relacionada amb la Covid-19.

 

Tràmits específics per a l'estudiantat de mobilitat no Erasmus+

 

• Credencial de Mobilitat

És el document que us acredita com a estudiant de mobilitat. Us l'enviarem i haureu de retornar-lo signat digitalment.

 

• Learning agreement for traineeship

Haureu de lliurar a la e-secretaria ((expedient CFIS) > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació) signat per vosaltres, el/la sotsdirector/a de mobilitat del CFIS i el/la supervisor/a del centre de destí el Learning agreement for traineeships.

Si teniu dubtes de com heu d'omplir el documents de Learning Agreement for traineeships, consulteu els Guidelines que trobareu aquí.

Abans de signar l'agreement, envia'l per email al sotsdirector/a de mobilitat del CFIS per a què et doni el seu vist-i-plau: cfis.sotsdireccio.mobilitat@upc.edu

Heu d'enviar un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu quan hagueu lliurat el document a través de l'e-secretaria per a què es validi el document.

 

 

Tràmits específics per a l'estudiantat Erasmus+

 

• Acord financer

Rebràs un avís a través del teu correu electrònic indicant que tens per signar en el portafirmes UPC l'Acord Financer Erasmus+ per a estudis o pràctiques. Accediràs al portafirmes amb les teves credencials  de la UPC. Podràs signar amb alguns dels mètodes d’identificació i signatura indicats en el portafirmes. El més fàcil d’utilitzar és de la numeració de la targeta UPC. Un cop hagis signat el document, passarà al portafirmes del sotsdirector o sotsdirectora de Mobilitat del CFIS.

Un cop el document estigui signat per ambdues parts, podràs descarregar-te la còpia autèntica del document des de la teva e-secretaria. 

 

• Compte bancari

Heu d'informar de dos comptes bancaris mitjançant e-Secretaria (heu d'escollir prèviament l'expedient CFIS al desplegable "Perfil" a dalt a la dreta):

• Compte bancari per rebre l'ajut Erasmus+: Omple les dades del compte bancari on vols rebre l'ajut Erasmus+ dins d'e-Secretaria > Mobilitat > Estada de mobilitat > Dades generals.
• Compte bancari per si heu de retornar diners de l'ajut Erasmus+: Per poder cobrar, necessitarem un ordre SEPA associat a un compte bancari. L'heu de tenir pujat i validat a la vostra e-secretaria

 

• Test d’idiomes

Els estudiants que marxin en el marc del programa Erasmus+ estaran obligats a fer una prova de nivell d'idiomes en finalitzar l'estada (el test inicial és recomanable, però no obligatori). El resultat del test d'idiomes no podrà condicionar, en cap cas, la mobilitat. La informació i instruccions sobre com fer el test d'idiomes la podeu trobar aquí (a la secció d'Erasmus+).

 

• Learning agreement

L'estudiantat lliurarà a la seva e-secretaria ((expedient CFIS) > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació) signats per ell/ella, el/la sotsdirector/a de mobilitat del CFIS i el/la supervisor/a del centre de destí un dels següents documents, segons correspongui:

• Learning agreement for studies (Erasmus+) quan et matriculis formalment del TFG a la institució de destí.
• Learning agreement for traineeships (Erasmus+) quan no et matriculis formalment del TFG a la institució de destí.

Si tens dubtes sobre com has d'omplir el Learning Agreement for traineeships, consulta els Guidelines. Abans de signar l'agreement, envia'l per email al sotsdirector/a de mobilitat del CFIS perquè et doni el seu vist-i-plau: cfis.sotsdireccio.mobilitat@upc.edu

Heu d'enviar un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu quan hagueu lliurat el document a través de l'e-secretaria perquè es validi el document.

 

• Sol·licitud de beca Erasmus+

Haureu de demanar la beca Erasmus+ un cop la convocatòria corresponent estigui oberta, seguint les instruccions del web de gestió acadèmica de la UPC que trobareu aquí.

 

Durant l'estada

 

• Certificat d'incorporació (Certificate of arrival)

Aquest document ha d'estar signat i segellat per la institució de destí, però si no fos possible, l'acceptarem si incorporeu al certificat el logotip de la institució de destí.

En incorporar-vos, heu de lliurar el document escanejat a la vostra e-secretaria ((expedient CFIS) > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació) i enviar un mail a cfis.relacions.internacionals@upc.edu avisant per tal que us validem el document.

Trobareu el document, tant per no-Erasmus com per Erasmus+ a e-secretaria > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació. L'heu de descarregar i terminar d'omplir. En cas que la mobilitat sigui a una empresa i el seu nom no surti al document, cal que l'afegiu a mà.

És molt important que seguiu les especificacions i instruccions que consten als models dels certificats perquè si no, el certificat no serà vàlid. Quan hagueu lliurat el document a través de l'e-secretaria, heu d'enviar un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu informant perquè es validi el document.

A més a més, tingueu en compte que:

• Si feu la mobilitat en estudis, heu de marcar l'opció "Has enrolled at our institution..."
• Si feu la mobilitat en pràctiques, encara que sigui a una universitat, heu d'escollir la segona opció: "Has arrived at our enterprise..."
• La data de signatura ha de ser igual a posterior a la data d'incorporació.
• El certificat no pot tenir correccions.

Teniu en compte que si heu demanat un ajut MOBINT de l'AGAUR (Generalitat de Catalunya), és possible que també us demanin un certificat addicional al nostre seguint el seu model específic que trobareu al seu web. 

 

• Modificació del Learning agreement (si escau)

Si feu alguna modificació de l'acord acadèmic (termini, etc.), el model a enviar és el que correspongui d'entre els següents:

• Modificació de Learning agreement for traineeships (no Erasmus)
• Modificació de Learning agreement for studies (Erasmus+)
• Modificació de Learning agreement for traineeships (Erasmus+)

Tan aviat com sapigueu que voleu fer algun tipus de modificació, heu d'enviar un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu per tal de donar-vos instruccions concretes sobre com procedir.

 

• Extensió de l’estada (si escau)

Caldrà demanar una extensió de l'estada quan entre les dates previstes inicialment i les que es preveu que seran al final hi ha una diferència de 30 o més dies, per exemple:

• l'estada ha començat 30 dies abans,
• l'estada acabarà 30 dies més tard,
• l'estada ha començat uns dies/setmanes abans i finalitzarà uns dies/setmanes més tard i la suma de la diferència és igual o superior a 30.

La sol·licitud ha d'arribar, com a molt tard, un mes abans de la finalització de l'estada.

Heu de contactar amb el CFIS, sempre i com a primer pas, enviant un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu tan aviat com sapigueu que estendreu l’estada per rebre les instruccions concretes. Els documents que s’hauran de tramitar novament seguint les instruccions que us donarem són:

• nova carta d'acceptació/invitació de la institució de destí amb les noves dates
• certificat per la beca MOBINT (si escau)
• modificació del learning agreement
• modificació de l'assegurança On Campus (MOLT IMPORTANT: si les dates originals de l'assegurança On Campus no cobreixen el nou període de l'estada, heu de contactar amb On Campus i demanar que les modifiquin, cosa que es fa sense cost addicional, i enviar-nos una còpia de la pòlissa modificada amb les noves dates). Per la modificació de les dates de l'assegurança, On Campus us demanarà un certificat nostre amb les noves dates que us prepararem tan aviat com ens aviseu.

La informació completa del procediment la teniu al següent enllaç.

 

• Certificat d'estada (Certificate of attendance)

Just abans de tornar, heu d'assegurar-vos que la persona corresponent de la institució de destí us signa el certificat d'estada (Certificate of Attendance). També ha d'estar segellat per la institució de destí. Si la institució no té segell, heu d'incorporar al certificat el logotip de la institució. Ens haureu d'enviar el document escanejat a cfis.relacions.internacionals@upc.edu. A més heu de lliurar el document escanejat a la vostra e-secretaria ((expedient CFIS) > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació).

Trobareu el document, tant per no-Erasmus com per Erasmus+ a e-secretaria > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació. L'heu de descarregar i terminar d'omplir. En cas que la mobilitat sigui a una empresa i el seu nom no surti al document, cal que l'afegiu a mà. Quan hagueu lliurat el document a través de l'e-secretaria, heu d'enviar un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu informant per a què es validi el document.

És molt important que seguiu les especificacions i instruccions que consten als models dels certificats perquè si no, el certificat no serà vàlid. En particular, hi ha aquests requisits:

• La data de signatura no pot ser prèvia a la data de fi de l'estada (ha de ser igual o posterior).
• La data d'inici ha de coincidir amb la data del certificat d'arribada.
• No pot tenir rectificacions ni tatxadures.
• Ha de ser el nostre model (paràgraf anterior). NO S'ACCEPTA el certificat d'estada propi de la universitat/institució d'acollida.

A més a més, heu de seguir aquestes indicacions:

• Si feu la mobilitat en estudis, heu de marcar l'opció "Has been enrolled in our institution..."
• Si feu la mobilitat en pràctiques, encara que sigui a una universitat, heu d'escollir la segona opció: "Has been arrived at our enterprise..."

Teniu en compte que si heu demanat un ajut MOBINT de l'AGAUR (Generalitat de Catalunya), és possible que també us demanin un certificat addicional al nostre seguint el seu model específic que trobareu al seu web. 

 

A la tornada

 

Els estudiants heu d’enviar a cfis.relacions.internacionals@upc.edu a la tornada els següents documents:

 

• Declaració d’ajuts, beques i altres fonts de cofinançament i taxes o assegurances addicionals a OnCampus pagades a la institució de destí (Annex II).
• Informe de valoració personal de la vostra experiència (tot l'estudiantat de mobilitat). Les indicacions del contingut que ha de tenir aquest informe estan detallades a la carta de concessió de l'ajut de mobilitat CFIS 
• Test final d'idiomes (només l'estudiantat Erasmus+): la informació i instruccions sobre com fer el test d'idiomes la podeu trobar aquí (a la secció d'Erasmus+). Uns dies abans de finalitzar l’estada rebreu un email amb l’enllaç personalitzat. En cas de no fer-lo implicarà la devolució de l’ajut.
• Enquesta Erasmus online de final d'estada (només l'estudiantat Erasmus+): uns dies abans de finalitzar l’estada rebreu un email d'Erasmus amb l’enllaç personalitzat per a fer una enquesta. En cas de no fer-lo implicarà la devolució de l’ajut. Heu de fer l'enquesta, generar un PDF de l'enquesta completa un cop feta, i penjar aquest PDF a la vostra e-secretaria ((expedient CFIS) > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació).