Vés al contingut (premeu Retorn)

Tramitació

Abans de marxar

Tràmits necessaris per a tot l'estudiantat de mobilitat

 

Tots els estudiants, tant si demanareu beca Erasmus+, com si no la demanareu, haureu d'enviar a els següents documents:

 

  • Carta d'acceptació/invitació de la institució de destí

Cada estudiant ha d'aconseguir un document / carta acreditativa d'invitació/acceptació de la institució corresponent on s'ha d'indicar el següent:

  • Nom complet de l'estudiant tal com consta exactament al passaport.
  • Nom complet de l'investigador que acull a l'estudiant (juntament amb les seves dades de contacte).
  • Dades completes del departament, laboratori, Universitat, empresa, centre de recerca, etc.
  • Dates previstes d'inici i de finalització de l'estada.
  • Breu descripció del treball que es farà durant l'estada i del contingut del TFG (descripció aproximada tècnica i de l'objectiu de l'estada d'unes línies) o, en el seu defecte, una simple menció al tema genèric.
  • La carta ha de ser oficial amb la capçalera i/o segell de la institució, signatura (és suficient amb la signatura de l'investigador), etc.

Sobre les dates aproximades d'inici i finalització, si encara no es coneixen, la recomanació és que poseu 6 mesos complets (per exemple, de l'1 de setembre al 28/29 de febrer, pel quadrimestre de tardor, i de l'1 de febrer al 31 de juliol, pel quadrimestre de primavera).

Tingueu en compte que el finançament màxim que rebreu per l'ajut MOBINT de l'AGAUR (Generalitat de Catalunya) serà per un màxim de 6 mesos, de manera que si a la vostra carta poseu una duració inferior a 6 mesos però després esteu més temps, l'ajut MOBINT no s'ajustarà.

Tingueu també en compte a l'hora de fixar la data de finalització que el TFG s'ha d'avaluar com a molt tard en les següents dates:

  • Finals de febrer: pel quadrimestre de tardor si no feu pròrroga.
  • Finals de maig: pel quadrimestre de tardor si feu pròrroga.
  • Finals de juliol: pel quadrimestre de primavera si no feu pròrroga.
  • Finals d'octubre: pel quadrimestre de primavera si feu pròrroga.

Si ja sabeu les dates exactes o si ja heu pactat amb l'investigador una estada més llarga de 6 mesos, poseu a la carta les dates pactades amb l'investigador.

Aquesta carta és molt important, ja que la necessitareu tant per la tramitació de l'ajut de mobilitat del CFIS com per demanar el visat, tramitar altres ajuts, etc. Com què és molt probable que no us sigui fàcil aconseguir la carta, us recomanem que la demaneu com més aviat millor.

 

  • Document de Precompromís

El document de precompromís ha d’estar signat pel sotsdirector de Mobilitat del CFIS i l'estudiant.

 

  • Assegurança obligatòria On Campus per a tots els programes i modalitats de mobilitat (Erasmus+ i no Erasmus+)

És necessari i obligatori que contracteu una assegurança per cobrir la vostra estada de mobilitat. La UPC té conveni amb On Campus i ofereix una assegurança molt completa per a tota l'estada a un preu força econòmic. La UPC estableix com a obligatori que contracteu aquesta assegurança (podeu trobar més informació en aquest enllaç).

Per fer la contractació teniu 2 possiblitats:

        • Si la vostra estada comença després de la matrícula corresponent del TFG en mobilitat, en el moment de la matrícula se us afegirà de manera automàtica el preu de l'assegurança OnCampus per mobilitat. Heu de recordar que heu de pagar la matrícula abans d'iniciar el viatge per a què l'assegurança estigui activa.
        • Si l'inici de la mobilitat és anterior a la matrícula corresponent, heu de contractar l'assegurança pel vostre compte mitjançant la web d'On Campus. En aquest cas, heu d'anar a e-Secretaria (expedient CFIS) > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació i prémer el botó d'"Afegeix" a "Certificat assegurança". Allà heu de pujar un únic pdf que contingui la pòlissa d'Oncampus que heu contractat (amb el vostre nom, dates de validesa i cobertures) i el justificant de pagament. La pàgina d'Oncampus us generarà 2 pdf's per separat que heu de combinar per crear un únic pdf. Un cop hagueu pujat a e-Secretaria aquest únic pdf, heu d'enviar un email a  informant per a què us validem l'assegurança i no es cobri novament al fer la matrícula. Feu-ho això amb temps suficient abans de la matrícula per evitar problemes de pagament per duplicat de la pòlissa.

Heu de tenir en compte que no podeu marxar de mobilitat sense l'assegurança, sota cap circumstància. A més, l'assegurança On Campus només us cobrirà mentre sou estudiants, és a dir, fins a què s'avaluï el vostre TFG a la UPC. Si decidiu allargar la vostra estada per motius personals, de turisme, o perquè voleu estar més temps fent recerca però un cop ja s'ha acabat el vostre TFG, haureu de contractar una assegurança addicional que us cobreixi. Aquesta estada més enllà de l'avaluació del TFG serà completament al marge de la UPC.

És també molt important que el període de validesa de l'assegurança cobreixi tot el període de l'estada. Això vol dir que si, un cop iniciada la mobilitat, canvia la duració de l'estada, heu de trucar a On Campus per a modificar adientment aquest període de validesa de la pòlissa.

Pels que marxeu a la Unió Europea, també us recomanem demanar la targeta sanitària europea. La podeu demanar online a través d'aquest enllaç i és gratuïta.

 

  • Tutor del TFG

Durant l'estada de mobilitat, a més del director a la institució de destí, necessiteu també un tutor/ponent local del TFG a la UPC. Aquest tutor/ponent haurà de fer un seguiment del TFG durant la vostra estada i fer alguns tràmits locals relacionats amb la gestió del TFG i la seva avaluació. El tutor/ponent ha de ser un professor o investigador de la UPC. Quan proposeu el tutor, us heu d'assegurar que compleix aquesta condició. Heu d'enviar un email a  quan ja sapigueu el nom del tutor/ponent, que l'heu de buscar vosaltres, després de pactar-ho amb ell i que doni el seu vistiplau. Serà també la vostra responsabilitat anar contactant amb el tutor durant l'estada per explicar-li l'evolució del TFG, fer un seguiment, etc.

 

  • Tràmits específics a fer al centre de destí:
    • Idiomes

De forma personal haureu de verificar en el web de la institució de destí si demanen un certificat d'idiomes o qualsevol altre document específic.

Si no ens dieu el contrari, l'idioma per defecte de l'estada és l'anglès, independentment del país al qual aneu. Aquest és l'idioma que sortirà al certificat que us generarem per demanar l'ajut MOBINT de l'AGAUR (Generalitat de Catalunya) més endavant. Tingueu en compte que des de la Generalitat us demanaran, per tant, certificar un nivell mínim d'anglès. Si voleu que us consti un altre idioma diferent a l'anglès, si us plau, informeu el CFIS.

    • Application form

En algunes universitats o institucions de destí és possible que us demanin que ompliu un application form o que feu un tràmit formal d'admissió. L'investigador que us acull us dirà si és així i, si és necessari, haureu de seguir el procediment que correspongui i amb el calendari que fixi la institució d'acollida, adjuntant la documentació que us sol·licitin.

És la vostra responsabilitat obtenir aquesta informació i actuar en conseqüència.

 

  • Documentació relativa a l’ajut del CFIS

Haureu d’enviar a  els següents documents:

        • Carta d'acceptació de l'ajut de mobilitat signada.
        • Full amb les dades personals i informació bancària (Annex I).
        • Document que acrediti la titularitat del compte bancari.
        • DNI vigent.

 

  •  Altres ajuts i beques

A la secció d'Informació pràctica de mobilitat podeu trobar més informació sobre altres ajuts i beques que podeu demanar.

 

  • Matriculació del TFG a la UPC

Tots els estudiants us haureu de matricular del TFG a la UPC dins del període corresponent i seguint el calendari i instruccions detallades al següent enllaç.

 

Tràmits específics per a l'estudiantat de mobilitat no Erasmus+


  • Credencial de Mobilitat

És el document que us acredita com a estudiant de mobilitat. L'haureu de venir a signar i recollir a la secretaria del CFIS  abans de començar la vostra estada.


  • Learning agreement for traineeship

Quan la proposta de precompromís estigui acordada i signada per les parts, l'estudiant lliurarà a la secretaria signat per ell, el sotsdirector de mobilitat del CFIS i el supervisor del centre de destí el Learning agreement for traineeships.

Si tens dubtes de com has d'omplir el documents de Learning Agreement for traineeships, consulta els Guidelines que trobaràs aquí.

Abans de signar l'agreement, envia'l per email al sotsdirector de mobilitat del CFIS per a què et doni el seu vist-i-plau:

 

Tràmits específics per a l'estudiantat Erasmus+

 

  • Conveni financer

Per poder confirmar la vostra mobilitat, és necessari que us descarregueu dues còpies del document anomenat Conveni financer que trobareu a l'e-Secretaria dins de l'apartat Mobilitat-Estada de mobilitat-Documentació (heu d'escollir prèviament l'expedient CFIS al desplegable "Perfil" a dalt a la dreta). Les dues còpies originals les haureu de portar a la secretaria del CFIS signades per vosaltres i un cop les hagi signat el sotsdirector de mobilitat del CFIS, haureu de recollir un dels originals.

 

  • Compte bancari

Heu d'informar dos comptes bancaris mitjançant e-Secretaria (heu d'escollir prèviament l'expedient CFIS al desplegable "Perfil" a dalt a la dreta):

      • Compte bancari per rebre l'ajut Erasmus+: Omple les dades del compte bancari on vols rebre l'ajut Erasmus+ dins d'e-Secretaria > Mobilitat > Estada de mobilitat > Dades generals.
      • Compte bancari per si has de retornar diners de l'ajut Erasmus+: Per poder-te fer el cobrament necessitarem un ordre SEPA associat a un compte bancari. Si ja ens l'has portat algun cop (per exemple, si algun cop has domiciliat la matrícula), no necessitarem que el portis de nou si el compte encara és vàlid.
        Només si no has portat mai l'ordre SEPA, has de fer el següent: entrar a e-Secretaria > Les meves dades > Comptes bancaris i clicar sobre el botó "Afegeix", dins de "Compte associat a l'ordre SEPA". Un cop hagis fet això, has d'introduir el compte bancari i les dades del titular, guardar i imprimir el document SEPA que se'n derivarà. Ens l'hauràs de portar original amb les firmes demanades.

 

  • Test d’idiomes

Els estudiants que marxin en el marc del programa Erasmus+ estaran obligats a fer una prova de nivell d'idiomes en començar i finalitzar l'estada. El resultat del test d'idiomes no podrà condicionar, en cap cas, la mobilitat. La informació i instruccions sobre com fer el test d'idiomes la podeu trobar aquí (a la secció d'Erasmus+).

 

  • Learning agreement

Quan la proposta de precompromís estigui acordada i signada per les parts, l'estudiant lliurarà a la secretaria signats per ell, el sotsdirector de mobilitat del CFIS i el supervisor del centre de destí un dels següents documents, segons correspongui:

Si tens dubtes de com has d'omplir el Learning Agreement for traineeships, consulta els Guidelines. Abans de signar l'agreement, envia'l per email al sotsdirector de mobilitat del CFIS per a què et doni el seu vist-i-plau: 

NOTA: quan s'obri la convocatòria Erasmus+ per l'any vinent verificarem si els models d'agreement han variat respecte als proporcionats, i si és així, s'hauran de fer novament els agreements.

 

  • Sol·licitud de beca Erasmus+

Haureu de demanar la beca Erasmus+, un cop la convocatòria corresponent estigui oberta, seguint les instruccions del web de gestió acadèmica de la UPC que trobareu aquí.



Durant l'estada

 

  • Certificat d'incorporació (Certificate of arrival)

Aquest document ha d’estar signat i segellat per la institució de destí. Si la institució no té segell, heu d'incorporar al certificat el logotip de la institució. En incorporar-vos, ens haureu d'enviar el document escanejat a .

Trobareu el document, tant per no-Erasmus com per Erasmus+ a e-secretaria > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació. L'heu de descarregar i terminar d'omplir. En cas que la mobilitat sigui a una empresa i el seu nom no surti al document, cal que l'afegiu a mà.

És molt important que seguiu les especificacions i instruccions que consten als models dels certificats perquè sinó el certificat no serà vàlid.

Teniu en compte que si heu demanat un ajut MOBINT de l'AGAUR (Generalitat de Catalunya), és possible que també us demanin un certificat addicional al nostre seguint el seu model específic que trobareu al seu web.

 

  • Modificació del Learning agreement (si escau)

Si feu alguna modificació de l'acord acadèmic (termini, etc.), el model a enviar és el que correspongui d'entre els següents:

Tan aviat com sapigueu que voleu fer algun tipus de modificació, heu d'enviar un email a  per tal de donar-vos instruccions concretes sobre com procedir.


  • Extensió de l’estada (si escau)

Caldrà demanar una extensió de l'estada quan entre les dates previstes inicialment i les que es preveu que seran al final hi ha una diferència de 30 o més dies, per exemple:

  • l'estada ha començat 30 dies abans,
  • l'estada acabarà 30 dies més tard,
  • l'estada ha començat un dies/setmanes abans i finalitzarà uns dies/setmanes més tard i la suma de la diferència és igual o superior a 30.

La sol·licitud ha d'arribar, com a molt tard, un mes abans de la finalització de l'estada.

Heu de contactar amb el CFIS enviant un email a cfis.relacions.internacionals@upc.edu tan aviat com sapigueu que estendreu l’estada per rebre les instruccions concretes. Els documents que s’hauran de tramitar novament seguint les instruccions que us donarem són:

      • credencial de mobilitat
      • certificat per la beca MOBINT (si escau)
      • learning agreement
      • modificació de l'assegurança On Campus (MOLT IMPORTANT: si les dates originals de l'assegurança On Campus no cobreixen el nou període de l'estada, heu de contactar amb On Campus i demanar que les modifiquin, cosa que es fa sense cost addicional, i enviar-nos una còpia de la pòlissa modificada amb les noves dates)

 

  • Certificat d'estada (Certificate of attendance)

Just abans de tornar, heu d'assegurar-vos que la persona corresponent de la institució de destí us signa el certificat d'estada (Certificate of Attendance). També ha d'estar segellat per la institució de destí. Si la institució no té segell, heu d'incorporar al certificat el logotip de la institució. Ens haureu d'enviar el document escanejat a .

Trobareu el document, tant per no-Erasmus com per Erasmus+ a e-secretaria > Mobilitat > Estada de mobilitat > Documentació. L'heu de descarregar i terminar d'omplir. En cas que la mobilitat sigui a una empresa i el seu nom no surti al document, cal que l'afegiu a mà.

És molt important que seguiu les especificacions i instruccions que consten als models dels certificats perquè si no el certificat no serà vàlid. En particular, hi ha aquests requisits:

      • La data de signatura no pot ser prèvia a la data de fi de l'estada (ha de ser igual o posterior).
      • La data d'inici ha de coincidir amb la data del certificat d'arribada.
      • No pot tenir rectificacions ni tatxadures.
      • Ha de ser el nostre model (paràgraf anterior). NO S'ACCEPTA el certificat d'estada propi de la universitat/institució d'acollida.

Teniu en compte que si heu demanat un ajut MOBINT de l'AGAUR (Generalitat de Catalunya), és possible que també us demanin un certificat addicional al nostre seguint el seu model específic que trobareu al seu web. 

 


A la tornada


Els estudiants heu d’enviar a cfis.relacions.internacionals@upc.edu a la tornada els següents documents:

 

    • Declaració d’ajuts, beques i altres fonts de cofinançament i de taxes pagades a la institució de destí (Annex II).
    • Informe de valoració personal de la vostra experiència (tot l'estudiantat de mobilitat). Les indicacions del contingut que ha de tenir aquest informe estan detallades a la carta de concessió de l'ajut de mobilitat CFIS.
    • Test final d'idiomes (només l'estudiantat Erasmus+): la informació i instruccions sobre com fer el test d'idiomes la podeu trobar aquí (a la secció d'Erasmus+). Uns dies abans de finalitzar l’estada rebreu un email amb l’enllaç personalitzat. En cas de no fer-lo implicarà la devolució de l’ajut.
    • Enquesta online final d'estada (només l'estudiantat Erasmus+): uns dies abans de finalitzar l’estada rebreu un email amb l’enllaç personalitzat. En cas de no fer-lo implicarà la devolució de l’ajut.